Архивная обработка документов — необходимая и обязательная процедура для каждого предприятия. Она очень важна в организации документооборота, ведь от упорядоченности архива зависит скорость доступа к документам и своевременность уничтожения документации с истекшим сроком годности. Чтобы архив всегда был упорядочен и готов к проверке, а сотрудникам не приходилось заниматься непривычной монотонной работой, стоит доверить архивную обработку документов специалистам.
Этапы архивной обработки
Архивная обработка документов может потребоваться в следующих случаях:
- передача документов в государственный или частный архив;
- создание архива документов на территории предприятия.
Обработка состоит из нескольких этапов:
- проведение экспертизы ценности документов;
- определение сроков хранения документов, их систематизация по степени важности;
- оформление документов в соответствии с основными правилами работы архивов организации;
- выделение и уничтожении документации с истекшим сроком хранения;
- оформление соответствующих Актов, составление описи.
Дополнительно частные архивные компании предлагают услуги по созданию электронного архива. Благодаря этому можно будет быстро восстановить любую утраченную информацию, а также облегчить поиск необходимой информации.
Преимущества сотрудничества с компанией «Архив Нева»
Почему стоит доверить архивную обработку документов компании «Архив Нева»? Вот главные причины:
- работы будут выполнены высококвалифицированными сотрудниками, тщательно соблюдающими все требования современного законодательства в области архивного дела;
- архивная обработка проводится не только качественно, но и оперативно;
- отсутствует риск, что в процессе архивной обработки конфиденциальная информация попадет в третьи руки;
- риск штрафных санкций со стороны контролирующих органов будет ликвидирован;
- могут быть предоставлены дополнительные услуги: переплет и брошюровка документов, уничтожение документов с истекшим сроком годности, создание электронного архива. Кроме того, возможна передача документов на хранение на территории компании «Архив Нева». Документы будут находиться в современном хранилище, оборудованном системой климат-контроля, системой пожаротушения и надежной охранной системой. Благодаря специально продуманной системе маркировки невозможно определить принадлежность документов определенной компании, что полностью исключает возможность несанкционированного доступа.
Архивная обработка документов от «Архив Нева» — это возможность привести архив организации в идеальный порядок, тем самым оптимизировав бизнес-процессы и обеспечив сотрудникам быстрый доступ к любой необходимой информации!